Как построить в компании простую и понятную систему управления финансами, и получать любые управленческие отчёты в один клик
Без навороченных программных продуктов
Без многомиллионных бюджетов
Без "модных" консультантов
Без многомиллионных бюджетов
Без "модных" консультантов
Я специалист по разработке, внедрению и автоматизации систем управления финансами, управленческого учёта и отчётности
25 лет работаю в сфере управления финансами.
Прошёл путь от рядового экономиста до владельца бизнеса.
Работал экономистом, начальником ПЭО и финансовым директором.
Последние 17 лет постоянно веду проекты по разработке, внедрению и автоматизации систем управления финансами в 1C и Excel.
За эти годы мне удалось создать очень чёткую методологию, модели и механизмы для решения любых задач в управлении финансами.
И наработать обширный опыт применения информационных систем для ведения управленческого учёта и составления управленческих отчётов.
Я разработал собственные технологии внедрения систем управленческого учёта на платформах Excel и 1С, и сейчас активно делюсь практическими наработками в этой области.
Прошёл путь от рядового экономиста до владельца бизнеса.
Работал экономистом, начальником ПЭО и финансовым директором.
Последние 17 лет постоянно веду проекты по разработке, внедрению и автоматизации систем управления финансами в 1C и Excel.
За эти годы мне удалось создать очень чёткую методологию, модели и механизмы для решения любых задач в управлении финансами.
И наработать обширный опыт применения информационных систем для ведения управленческого учёта и составления управленческих отчётов.
Я разработал собственные технологии внедрения систем управленческого учёта на платформах Excel и 1С, и сейчас активно делюсь практическими наработками в этой области.
Чтобы наше первое знакомство оказалось для вас полезным, я подготовил для вас статью про выбор метода автоматизации системы управленческого учёта и отчётности.
В этой статье мы разберём три главных метода автоматизации, которые я активнее всего применяю.
Вы узнаете плюсы и минусы каждого метода, и расскажу вам, что нужно для его внедрения.
А после изучения статьи вы сможете записаться на мою бесплатную консультацию, на которой мы разберём, какой метод внедрения управленческого учёта лучше всего подойдёт вашей компании.
Так что давайте начинать, и приятного чтения! :)
В этой статье мы разберём три главных метода автоматизации, которые я активнее всего применяю.
Вы узнаете плюсы и минусы каждого метода, и расскажу вам, что нужно для его внедрения.
А после изучения статьи вы сможете записаться на мою бесплатную консультацию, на которой мы разберём, какой метод внедрения управленческого учёта лучше всего подойдёт вашей компании.
Так что давайте начинать, и приятного чтения! :)
Какой метод автоматизации управленческого учёта выбрать?
1. использовать только Excel
2. настроить связку 1С+Excel
3. или реализовать учёт в 1С
2. настроить связку 1С+Excel
3. или реализовать учёт в 1С
1
Создание системы управленческого учёта в Excel
В этом случае обработка данных и создание отчётов делаются исключительно в Excel.
Этот вариант лучше всего подходит для компаний, которые не хотят «заморачиваться» с покупкой и внедрением сложных информационных систем.
У такой системы множество плюсов
Системы управленческого учёта в Excel очень легко создаются и масштабируются
Настройку и доработку системы можно выполнить силами обычных пользователей Excel
Не нужно приобретать специальные программные продукты, так как Excel уже есть у всех
Нет необходимости проводить специальное обучение для пользователей системы
Но есть и минусы
Изначально невысокая надёжность хранения данных - файлы Excel можно легко испортить или удалить, поэтому обязательно нужно настроить защиту данных и файлов.
Объём данных на листе Excel ограничен ~1 млн строк, поэтому такая может не подойти для очень крупных компаний с гигантским количеством хозяйственных операций.
Двойной ввод данных. Если у вас стоит задача вести и бухгалтерию, и управленческий учёт, то одни и те же данные придётся вводить сначала в 1С, а потом в Excel.
Что понадобится для внедрения системы
1. Понимание логики организации учёта на платформе Excel
2. Умение настраивать ввод, контроль и защиту данных и файлов в Excel
3. Уверенное знание технологий автоматического обмена данными между файлами Excel
4. Продвинутое знание формул и инструментов Excel для настройки управленческих отчётов
Вывод
Excel – это самый простой, быстрый, и дешёвый способ внедрения управленческого учёта.
Этот метод идеально подойдёт малому или среднему бизнесу с небольшим количеством данных.
В этом случае вся работа - и ввод, и хранение, и обработка данных может быть сделана в Excel.
Также метод отлично подходит крупным компаниям, которые ведут учёт в больших корпоративных информационных системах.
В этом случае информационная система используется для ввода и хранения данных, затем данные "перебрасываются" в Excel, где происходит их обработка и создание отчётов.
Единственное ограничение для крупных компаний - на лист Excel помещается не более 1 млн строк.
В этом случае обработка данных и создание отчётов делаются исключительно в Excel.
Этот вариант лучше всего подходит для компаний, которые не хотят «заморачиваться» с покупкой и внедрением сложных информационных систем.
У такой системы множество плюсов
Системы управленческого учёта в Excel очень легко создаются и масштабируются
Настройку и доработку системы можно выполнить силами обычных пользователей Excel
Не нужно приобретать специальные программные продукты, так как Excel уже есть у всех
Нет необходимости проводить специальное обучение для пользователей системы
Но есть и минусы
Изначально невысокая надёжность хранения данных - файлы Excel можно легко испортить или удалить, поэтому обязательно нужно настроить защиту данных и файлов.
Объём данных на листе Excel ограничен ~1 млн строк, поэтому такая может не подойти для очень крупных компаний с гигантским количеством хозяйственных операций.
Двойной ввод данных. Если у вас стоит задача вести и бухгалтерию, и управленческий учёт, то одни и те же данные придётся вводить сначала в 1С, а потом в Excel.
Что понадобится для внедрения системы
1. Понимание логики организации учёта на платформе Excel
2. Умение настраивать ввод, контроль и защиту данных и файлов в Excel
3. Уверенное знание технологий автоматического обмена данными между файлами Excel
4. Продвинутое знание формул и инструментов Excel для настройки управленческих отчётов
Вывод
Excel – это самый простой, быстрый, и дешёвый способ внедрения управленческого учёта.
Этот метод идеально подойдёт малому или среднему бизнесу с небольшим количеством данных.
В этом случае вся работа - и ввод, и хранение, и обработка данных может быть сделана в Excel.
Также метод отлично подходит крупным компаниям, которые ведут учёт в больших корпоративных информационных системах.
В этом случае информационная система используется для ввода и хранения данных, затем данные "перебрасываются" в Excel, где происходит их обработка и создание отчётов.
Единственное ограничение для крупных компаний - на лист Excel помещается не более 1 млн строк.
2
Создание системы управленческого учёта в связке 1С + Excel
В этом случае все первичные данные вводятся и хранятся в 1С.
Для создания управленческих отчётов исходные данные выгружаются из 1С в Excel.
Обработка данных, и создание управленческих отчётов производятся уже средствами Excel.
Такой вариант идеально подходит, когда вы хотите получить максимальный результат с минимальными вложениями времени, сил и денег.
У такого подхода масса достоинств
Высокая надёжность и безопасность данных, так как они вводятся и хранятся в 1С.
Нет проблемы двойного ввода данных. Данные вводятся в 1С, а в Excel они выгружаются.
Если в 1С нет нужных управленческих аналитик, их можно быстро и просто добавить, не снимая конфигурацию с поддержки, и сохранив автоматическое обновление.
И 1С, и Excel уже есть в компании, и привычны для пользователей. Поэтому не нужно ничего дополнительно покупать, настраивать и обучать пользователей.
Однако, без минусов тоже не обошлось
Объём выгружаемых из 1С данных всё так же ограничен размером листа Excel ~ 1 млн. строк
Нужна технология быстрой (и желательно автоматической) выгрузки данных из 1С в Excel
Что понадобится для внедрения системы
1. Удобный инструмент для быстрой выгрузки данных из 1С в Excel
2. Понимание особенностей отражения хозяйственных операций в 1С
3. Знание внутренней структуры 1С (справочники, документы, регистры и т.д.)
4. Умение работать с расширениями 1С для добавления управленческих аналитик
5. Навыки работы с Power Query для загрузки и обработки данных, выгруженных из 1С
6. Продвинутое знание формул и инструментов Excel для настройки управленческих отчётов
Вывод
Данные вводятся в 1С -> автоматически выгружаются в Excel -> в Excel формируются все отчёты.
1C + Excel - оптимальный метод управленческого учёта с точки зрения сроки / цена / качество.
Подходит подавляющему большинству компаний, потому что позволяет избежать двойного ввода данных, хранить данные в 1С надёжно и безопасно, и в режиме реального времени получать любые управленческие отчёты в Excel двумя кликами мышки.
Но для внедрения метода требуется гораздо больше компетенций – нужно знать, как устроена 1С изнутри, понимать, как выгрузить из неё данные, и тут же импортировать их в Excel.
Плюс к этому, нужно уметь создавать в Excel автообновляемые отчёты, которые будут меняться и перестраиваться при любых изменениях исходных данных, выгруженных из 1С.
Естественно, такая работа займёт гораздо больше времени, и обойдётся существенно дороже.
В этом случае все первичные данные вводятся и хранятся в 1С.
Для создания управленческих отчётов исходные данные выгружаются из 1С в Excel.
Обработка данных, и создание управленческих отчётов производятся уже средствами Excel.
Такой вариант идеально подходит, когда вы хотите получить максимальный результат с минимальными вложениями времени, сил и денег.
У такого подхода масса достоинств
Высокая надёжность и безопасность данных, так как они вводятся и хранятся в 1С.
Нет проблемы двойного ввода данных. Данные вводятся в 1С, а в Excel они выгружаются.
Если в 1С нет нужных управленческих аналитик, их можно быстро и просто добавить, не снимая конфигурацию с поддержки, и сохранив автоматическое обновление.
И 1С, и Excel уже есть в компании, и привычны для пользователей. Поэтому не нужно ничего дополнительно покупать, настраивать и обучать пользователей.
Однако, без минусов тоже не обошлось
Объём выгружаемых из 1С данных всё так же ограничен размером листа Excel ~ 1 млн. строк
Нужна технология быстрой (и желательно автоматической) выгрузки данных из 1С в Excel
Что понадобится для внедрения системы
1. Удобный инструмент для быстрой выгрузки данных из 1С в Excel
2. Понимание особенностей отражения хозяйственных операций в 1С
3. Знание внутренней структуры 1С (справочники, документы, регистры и т.д.)
4. Умение работать с расширениями 1С для добавления управленческих аналитик
5. Навыки работы с Power Query для загрузки и обработки данных, выгруженных из 1С
6. Продвинутое знание формул и инструментов Excel для настройки управленческих отчётов
Вывод
Данные вводятся в 1С -> автоматически выгружаются в Excel -> в Excel формируются все отчёты.
1C + Excel - оптимальный метод управленческого учёта с точки зрения сроки / цена / качество.
Подходит подавляющему большинству компаний, потому что позволяет избежать двойного ввода данных, хранить данные в 1С надёжно и безопасно, и в режиме реального времени получать любые управленческие отчёты в Excel двумя кликами мышки.
Но для внедрения метода требуется гораздо больше компетенций – нужно знать, как устроена 1С изнутри, понимать, как выгрузить из неё данные, и тут же импортировать их в Excel.
Плюс к этому, нужно уметь создавать в Excel автообновляемые отчёты, которые будут меняться и перестраиваться при любых изменениях исходных данных, выгруженных из 1С.
Естественно, такая работа займёт гораздо больше времени, и обойдётся существенно дороже.
3
Создание системы управленческого учёта на платформе 1С
Все данные вводятся и хранятся в 1С, там же формируются все управленческие отчёты.
В этом случае в 1С дописывается отдельный контур для управленческого учёта, который работает параллельно с основным контуром системы.
В управленческом контуре системы прописываются дополнительные аналитики для ведения управленческого учёта, и эти аналитики выводятся в документы регламентированного учёта.
Для человека, который ведёт учёт, в документах 1С появятся 1-2 новых поля для заполнения.
При вводе документов они записываются как в регламентированный, так и в управленческий учёт.
В управленческом учёте используется система двойной записи (проводки), в базе он ведётся на отдельном учётном регистре с использованием плана счетов управленческого учёта.
В системе используются разные учётные политики – учётная политика для регламентированного учёта уже прописана в базовой конфигурации 1С, а учётная политика для управленческого учёта прописывается в зависимости от принятой в компании методологии учёта.
При формировании управленческих отчётов система делает запрос к управленческому плану счетов, получает с него данные о проведённых операциях, и выводит их в отчёт.
Таким образом, мы получаем систему, в которой регламентированный и управленческий учёт ведутся параллельно, в одной базе и на основании одних и тех же документов.
Положительные стороны технологии
Весь учёт ведётся, все данные хранятся, и все отчёт формируются в одной системе
Данные регламентированного и управленческого учёта формируются на основании одних и тех же документов, поэтому «расхождения» в учёте просто невозможны
Для регламентированного и управленческого учёта применяются разные учётные политики, что позволяет реализовать нужную методологию управленческого учёта и отчётности
Используется система двойной записи – все операции записываются по дебету одного счёта, и кредиту другого. Поэтому учётные данные никогда не теряются, а баланс всегда сходится
Все отчёты в системе формируются на основании данных управленческого плана счетов, за счёт этого цифры и показатели в разных отчётах всегда будут совпадать
Из любого отчёта можно «провалиться» в любой показатель и получить расшифровку с любым уровнем детализации – начиная от аналитик показателя, и вплоть до первичных документов
В системе можно очень чётко разделить права пользователей на доступ к информации
Система будет работать с любыми, даже очень большими объёмами данных
Минусы решения
Это самая сложная, дорогая и трудоёмкая технология внедрения управленческого учёта
Внедрение такой системы требует знаний и умений сразу из 3-х областей:
- Знание экономической модели бизнеса, и методик составления управленческих отчётов
- Владение методологией как регламентированного, так и управленческого учёта
- Понимание архитектуры, навыки конфигурирования и программирования 1С
Что понадобится для внедрения системы
1. Отличное владение методологией учёта и отчётности
1.1. Обязательно понимание системы двойной записи
1.2. Знание специфики и особенности учёта в вашей конфигурации 1С
1.3. Чёткое понимание методологии реализации сложных учётных моментов
2. Умение писать чёткие и понятные технические задания для программистов
2.1. План счетов управленческого учёта с аналитиками (субконто)
2.2. Правила проведения документов конфигурации в управленческом учёте
2.3. Какие новые справочники нужно создать в системе, и как дополнить существующие
2.4. Какие новые документы нужно создать в системе, и как модернизировать имеющиеся
2.5. Как формировать управленческие отчёты на основании регистров управленческого учёта
3. Конфигурирование и программирование 1С
3.1. Работа с расширениями 1С
3.2. Создание и модернизация справочников и документов
3.3. Планы видов характеристик, планы счетов, регистры бухгалтерии
3.4. Проведение документов конфигурации по регистрам управленческого учёта
3.5. Система компоновки данных и формирование отчётов по управленческим регистрам
Вывод
Управленческий учёт в 1С – это самый продвинутый, но самый сложный и дорогой метод.
Все данные вводятся и хранятся в 1С, там же формируются все управленческие отчёты.
В этом случае в 1С дописывается отдельный контур для управленческого учёта, который работает параллельно с основным контуром системы.
В управленческом контуре системы прописываются дополнительные аналитики для ведения управленческого учёта, и эти аналитики выводятся в документы регламентированного учёта.
Для человека, который ведёт учёт, в документах 1С появятся 1-2 новых поля для заполнения.
При вводе документов они записываются как в регламентированный, так и в управленческий учёт.
В управленческом учёте используется система двойной записи (проводки), в базе он ведётся на отдельном учётном регистре с использованием плана счетов управленческого учёта.
В системе используются разные учётные политики – учётная политика для регламентированного учёта уже прописана в базовой конфигурации 1С, а учётная политика для управленческого учёта прописывается в зависимости от принятой в компании методологии учёта.
При формировании управленческих отчётов система делает запрос к управленческому плану счетов, получает с него данные о проведённых операциях, и выводит их в отчёт.
Таким образом, мы получаем систему, в которой регламентированный и управленческий учёт ведутся параллельно, в одной базе и на основании одних и тех же документов.
Положительные стороны технологии
Весь учёт ведётся, все данные хранятся, и все отчёт формируются в одной системе
Данные регламентированного и управленческого учёта формируются на основании одних и тех же документов, поэтому «расхождения» в учёте просто невозможны
Для регламентированного и управленческого учёта применяются разные учётные политики, что позволяет реализовать нужную методологию управленческого учёта и отчётности
Используется система двойной записи – все операции записываются по дебету одного счёта, и кредиту другого. Поэтому учётные данные никогда не теряются, а баланс всегда сходится
Все отчёты в системе формируются на основании данных управленческого плана счетов, за счёт этого цифры и показатели в разных отчётах всегда будут совпадать
Из любого отчёта можно «провалиться» в любой показатель и получить расшифровку с любым уровнем детализации – начиная от аналитик показателя, и вплоть до первичных документов
В системе можно очень чётко разделить права пользователей на доступ к информации
Система будет работать с любыми, даже очень большими объёмами данных
Минусы решения
Это самая сложная, дорогая и трудоёмкая технология внедрения управленческого учёта
Внедрение такой системы требует знаний и умений сразу из 3-х областей:
- Знание экономической модели бизнеса, и методик составления управленческих отчётов
- Владение методологией как регламентированного, так и управленческого учёта
- Понимание архитектуры, навыки конфигурирования и программирования 1С
Что понадобится для внедрения системы
1. Отличное владение методологией учёта и отчётности
1.1. Обязательно понимание системы двойной записи
1.2. Знание специфики и особенности учёта в вашей конфигурации 1С
1.3. Чёткое понимание методологии реализации сложных учётных моментов
2. Умение писать чёткие и понятные технические задания для программистов
2.1. План счетов управленческого учёта с аналитиками (субконто)
2.2. Правила проведения документов конфигурации в управленческом учёте
2.3. Какие новые справочники нужно создать в системе, и как дополнить существующие
2.4. Какие новые документы нужно создать в системе, и как модернизировать имеющиеся
2.5. Как формировать управленческие отчёты на основании регистров управленческого учёта
3. Конфигурирование и программирование 1С
3.1. Работа с расширениями 1С
3.2. Создание и модернизация справочников и документов
3.3. Планы видов характеристик, планы счетов, регистры бухгалтерии
3.4. Проведение документов конфигурации по регистрам управленческого учёта
3.5. Система компоновки данных и формирование отчётов по управленческим регистрам
Вывод
Управленческий учёт в 1С – это самый продвинутый, но самый сложный и дорогой метод.
Если у вас возникли какие-либо вопросы, или вы хотели бы получить подробную информацию об индивидуальной работе
звоните нам по телефону 8 800 201-49-35 или заполните форму обратной связи